Административный секретарь

Обязанности

• Планирует рабочий день Главы администрации: составляет ежедневные планы встреч и совещаний; согласовывает время проведения мероприятий с участниками; напоминает о предстоящих встречах и мероприятиях
• Организует прием посетителей: ведет предварительную запись на прием к Главе; осуществляет предварительный фильтр посетителей, определяет срочность и важность вопросов; обеспечивает комфортное ожидание приема; ежедневно регистрирует прием посетителей к Главе и информирует граждан об изменении графика и дня приема
• Обеспечивает оперативную телефонную связь: принимает и передает телефонограммы; фильтрует входящие звонки, соединяет с нужными сотрудниками; при необходимости принимает сообщения для Главы
• Осуществляет документооборот по вопросам, рассматриваемым Главой: принимает входящие документы на имя Главы; осуществляет учет (регистрацию) входящих документов, поступающих по всем видам связи; готовит проекты резолюций и поручений Главы; направляет документы с резолюцией исполнителям в структурные подразделения
• Готовит проекты ответов, писем, приглашений, поздравительных адресов по поручению Главы, составляет и набирает на компьютере тексты деловых писем, докладных записок и других служебных документов
• Организует подготовку совещаний и планерок у Главы: собирает повестку и материалы к совещаниям; извещает участников о времени и месте проведения; обеспечивает техническое сопровождение (проектор, компьютер, презентации)
• Ведет протоколы совещаний и планерок у Главы администрации
• Осуществляет постановку на контроль документов и поручений Главы, ведет контроль за сроками их исполнения, напоминает исполнителям о приближении сроков, информирует руководство о состоянии исполнения контрольных документов
• Осуществляет контроль за исполнением устных поручений Главы администрации
• Проверяет правильность оформления документов, представляемых на подпись Главе (соответствие требованиям, наличие приложений, необходимых реквизитов, виз согласований)
• Выполняет машинописные и копировально-множительные работы
• Пользуется всеми средствами связи и организационной техникой

Требования

Место работы

Республика Калмыкия, Малодербетовский район, Малые Дербеты село, 40 лет Победы улица, 1