Делопроизводитель / Секретарь руководителя

Обязанности

Организовывать работу с посетителями в приёмной руководителя: вести предварительную запись, фиксировать цель визита, обеспечивать комфортное ожидание, при необходимости направлять к профильным специалистам. Осуществлять приём, первичную обработку, регистрацию, учёт и хранение входящей и исходящей корреспонденции; обеспечивать передачу документов в структурные подразделения по принадлежности. Подготавливать и отправлять письма, вести реестр почтовых отправлений, контролировать сроки и способы доставки. Принимать и распределять входящие телефонные звонки, фиксировать сообщения, при необходимости оперативно перенаправлять запросы ответственным лицам. Обрабатывать информацию, поступающую по телекоммуникационным каналам связи и электронной почте; своевременно доводить до сведения руководителя срочные и значимые сообщения. Участвовать в подготовке, разработке и оформлении проектов организационно-распорядительной документации, протоколов совещаний; обеспечивать их согласование и утверждение в установленном порядке. Организовывать хранение документов в приёмной руководителя в соответствии с номенклатурой дел и требованиями архивного хранения. Выполнять поручения руководителя, контролировать качество и сроки исполнения приказов и распоряжений, вести учёт и отчётность по исполнению поручений. Обеспечивать актуализацию информации на официальном сайте учреждения: своевременно публиковать локальные нормативные акты и иные обязательные к размещению документы.

Требования

Условия: Оформление по ТК РФ. График работы 5/2 с 9.00 до 18.00, суббота, воскресенье-выходные дни.

Место работы

г Санкт-Петербург, Ушинского улица, 6, Санкт-Петербург, ул. Ушинского, д. 6 литера а