Заведующий канцелярией

Обязанности

Организация работы канцелярии и руководство сотрудниками. Заведующий ставит задачи, распределяет нагрузку, контролирует качество работы подчинённых, участвует в подборе персонала и организует обучение по делопроизводству. Приём, регистрация, учёт и распределение входящей корреспонденции. Обеспечивает своевременную обработку писем, заявок, уведомлений и их передачу по назначению. Оформление и отправка исходящих документов. Контролирует правильность подготовки писем, справок, приказов, распоряжений, соблюдение форматов и реквизитов, организует отправку почтой, курьером или в электронном виде. Контроль сроков исполнения документов. Ведёт систему контроля исполнения поручений и приказов руководства, формирует отчёты о состоянии исполнительской дисциплины, напоминает исполнителям о приближающихся сроках. Ведение номенклатуры дел и формирование дел. Организует систематизацию документов по установленным правилам, формирует дела в соответствии с номенклатурой, следит за полнотой и правильностью подшивки документов. Обеспечение хранения документов и передача в архив. Готовит дела к передаче в архив, оформляет описи, акты приёма-передачи, контролирует соблюдение сроков хранения и порядка уничтожения документов с истёкшими сроками. Разработка и внедрение инструкций и регламентов по делопроизводству. Создаёт локальные документы (инструкции, регламенты, памятки), актуализирует их при изменении законодательства или внутренних правил, обучает сотрудников подразделений. Методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях. Консультирует сотрудников других отделов по оформлению документов, проверяет правильность ведения делопроизводства, проводит внутренние проверки и аудит документооборота. Обеспечение канцелярии ресурсами. Организует снабжение бланками, канцтоварами, расходными материалами, контролирует работу оргтехники (принтеры, копиры, сканеры), взаимодействует с хозяйственными службами.

Требования

Условия труда

Факты из госданных - коммерческие сайты эти поля не показывают.

Место работы

Запорожская область, г. Мелитополь, Дарьи Дугиной улица, дом 34