Трудовая книжка в 2026 году: электронная или бумажная, как получить выписку и исправить ошибку

Кому положена бумажная трудовая книжка, а кому электронная, как заказать СТД-Р и СТД-СФР, что делать с ошибкой или потерей книжки и как стаж меняет больничный.

Про трудовую книжку вспоминают дважды: когда устраиваются на работу и когда считают стаж. В первый раз выясняется, что книжки нет и никогда не было, во второй - что в ней не хватает пары лет. Разберём, у кого сейчас бумажная книжка, а у кого только электронная, как получить выписку за пять минут, что делать с ошибкой или потерей и почему от одной пропавшей записи зависит, сколько заплатят за больничный.

Электронная или бумажная: у кого какая

С 2020 года сведения о работе ведут в электронном виде, ст. 66.1 ТК РФ. Переход задал закон № 439-ФЗ от 16.12.2019. Тем, кто уже работал, дали выбор: до 31 декабря 2020 года написать работодателю заявление и оставить бумажную книжку или перейти на электронную. Кто заявление не подал, у того бумажная книжка осталась, и работодатель ведёт её параллельно с электронными сведениями.

Тем, кто впервые устроился на работу с 1 января 2021 года, бумажную книжку не заводят. У них есть только электронная.

Если вы сохранили бумажную книжку, а потом передумали, напишите заявление работодателю. Он сделает запись о выборе и отдаст книжку вам на руки. Вернуться к бумажной после этого нельзя. Саму книжку выбрасывать не стоит: в ней записи до 2020 года, и они ещё пригодятся для пенсии.

Как получить выписку из электронной книжки

Выписку называют «сведения о трудовой деятельности». Есть два вида, и при приёме на работу они равноценны.

СТД-Р от работодателя. В ней только работа у этого работодателя. Её выдают:

СТД-СФР из Социального фонда. Здесь вся история: все работодатели с 2020 года. Заказать её можно:

Если устраиваетесь на новую работу и бумажной книжки нет, принесите СТД-СФР. Ст. 65 ТК РФ требует её вместе с паспортом, СНИЛС и документами об образовании там, где они нужны. Если вы устраиваетесь впервые и СНИЛС нет, работодатель сам зарегистрирует вас в Социальном фонде.

Записи появляются не мгновенно. О приёме и увольнении работодатель сообщает в фонд не позже следующего рабочего дня, о переводах и других изменениях - до 25-го числа следующего месяца. Если через месяц после приёма в выписке пусто, это повод спросить отдел кадров.

Что попадает в книжку, а что нет

В книжку попадает только работа по трудовому договору. Всё остальное идёт мимо, хотя часть этого времени засчитывают в стаж.

Совместительство. В электронную книжку сведения о второй работе передаёт второй работодатель, как и основной. В бумажную запись о совместительстве вносит основной работодатель, если вы попросите и принесёте документ со второй работы. Подробно, как оформляют вторую работу, мы разбирали в статье про совместительство.

ГПХ и самозанятость. Договор подряда, оказания услуг или работа на налоге на профессиональный доход в книжку не попадают. Поэтому если вам предлагают «оформление» по договору услуг при работе по графику, это не трудовые отношения со всеми гарантиями. Чем трудовой договор отличается от такого, мы писали в статье про трудовой договор.

Иностранцы. Иностранным работникам сведения о работе ведут по тем же правилам, что и гражданам России. Для этого нужен СНИЛС: если его нет, работодатель оформит его при приёме.

В нашем каталоге о трудовой книжке пишут в 1 386 вакансиях из 147 150, об электронной книжке прямо - в 16. Чаще всего это фраза «оформление по трудовой книжке»: работодатель так подчёркивает, что оформит по ТК, а не договором услуг.

Бумажная книжка: где хранится и когда её отдают

Пока вы работаете, бумажная книжка лежит у работодателя. На руки её не дают, но выдают заверенную копию или выписку по заявлению, тоже в течение трёх рабочих дней.

В день увольнения работодатель обязан отдать книжку, ст. 84.1 ТК РФ. Если в этот день вас нет на работе, он отправляет уведомление: приходите за книжкой или разрешите прислать её почтой. С этого дня он за задержку не отвечает.

Если книжку задержали без такого уведомления, работодатель платит средний заработок за всё время задержки, ст. 234 ТК РФ. Логика простая: без книжки вас не берут на новое место, значит, вы теряете заработок. Подробно о последнем дне и расчёте при увольнении - в статье про увольнение по собственному желанию.

Ошибки в записях: как исправить

Ошибки бывают простые: не та дата, опечатка в должности, неверная формулировка увольнения. Как исправить, зависит от вида книжки.

В бумажной книжке. Записи не зачёркивают. Работодатель пишет под следующим номером: «Запись № такой-то недействительна» и вносит правильную. Исправить может тот работодатель, который ошибся, а если вы уже ушли, - новый, по документу с прошлого места работы: приказу или справке. Правила для бумажных книжек устанавливает приказ Минтруда № 320н.

В электронной книжке. Работодатель отправляет в Социальный фонд исправленные сведения и отменяет ошибочную запись. Порядок такой:

Проверять выписку стоит раз в год, а не перед пенсией. Найти документы за прошлый год намного проще, чем за прошлое десятилетие.

Потеряли бумажную книжку

Если книжку потеряли вы, обратитесь к последнему работодателю. Он выдаёт дубликат не позже 15 рабочих дней со дня заявления. В дубликат переносят общий стаж и записи, которые подтверждены документами: приказами, справками, архивными выписками.

Если книжку потерял работодатель, дубликат делает он же, а за то время, пока вы не можете устроиться без книжки, отвечает по ст. 234 ТК РФ.

Есть и короткий путь: перейти на электронную книжку. Но сведения до 2020 года в неё не попадут. Поэтому ранние записи всё равно придётся подтверждать документами.

Почему старые записи важны для пенсии

Социальный фонд ведёт персонифицированный учёт с конца 1990-х годов. Что вы делали до регистрации в этой системе, фонд знает только по документам. Главный из них - бумажная трудовая книжка.

Для пенсии особенно важен стаж до 2002 года: по нему пересчитывают пенсионные права, заработанные до реформы. Если записи за 1990-е годы потеряны, пенсия выйдет меньше, а восстанавливать стаж придётся через архивы и суд. Поэтому старую бумажную книжку храните дома вместе с паспортом и дипломом.

Пример расчёта: сколько стоит потерянная запись

Стаж для больничного считают по трудовой книжке, сведениям о работе и справкам о других периодах со взносами. Процент от среднего заработка зависит от этого стажа, ст. 7 закона № 255-ФЗ: до 5 лет платят 60%, от 5 до 8 лет - 80%, от 8 лет - 100%. Подробно, как считают больничный, мы разбирали в отдельной статье, здесь посмотрим только на стаж.

Возьмём медиану нашего каталога - 48 000 ₽ в месяц. Работник получал столько в 2024 и 2025 годах, в ноябре 2026 года болел 10 дней. На самом деле у него 9 лет стажа. Но 5 лет на первом месте работы записаны только в бумажной книжке, которую он потерял, а электронная выписка показывает 4 года.

На руки разница около 5 490 ₽, и она повторяется на каждом больничном, пока стаж не подтвердят. Если болеть пару раз в год, за несколько лет набегают десятки тысяч. Свою сумму можно посчитать в калькуляторе больничного.

Если стаж подтвердили позже, пособие за прошлые больничные пересчитают. Для этого принесите работодателю дубликат книжки или справки и напишите заявление о перерасчёте: он доплатит за первые три дня и передаст сведения в Социальный фонд, который платит остальное.

Что делать, если записи нет или книжку не отдают

Частые вопросы

Вакансии с официальным оформлением

Вакансии, где берут без опыта и оформляют по трудовому договору, - в разделе «Без опыта». Подработка и вторая работа - в разделе «Подработка», временная работа - в разделе «Временная работа».